運営、nagowl（ながた）です。

今回は参加者の方、そして、運営として関わってくれた方、皆様お疲れ様でした。
今年来れなかった方も、また機会があったらよろしくお願いします。

ながたですが、今回のWordOnsenは温泉旅館との連絡などで現地下見などなど、現場担当として動いてました。
3回位は足を運んで旅館からヒアリングしたりしてました。

さて、今回の温泉企画ですが、もろもろと反省点もあり、気付いた点もあり、
来年からに対してということで、ひと通りまとめておこうかと思い書いてます。
項目の順番などはあまり気にしないでください。
なぜあの旅館になったのかも書いてますので、暇があったら参加者の方も読んでみてください。

今回の感想は、「温泉企画は難しい」でした。

追記 2013/11/04：【食事】【二次会・三次会】【部屋割り】

【コストパフォーマンス】
今回、温泉を持つ旅館側から10500円（平日なら8500円）という値段の提示があり、
それについて地元の温泉協会などに問い合わせとかはしないまでも、
どういった仕組みになってるのだか調べたりしてました。
結局は協会に参加していると値段の最低ラインは協会側（組合側）に決められるという一言に落ち着きますが、
ある一定のサービスを行う場合は必ず最低料金が決まってしまうということですね。
他のイベントで温泉を企画する場合も、まず現地の値段の最低ラインを知っておくと選定が楽になります。

参加者の交通料金も考えて、まず最低ラインはまず譲れないので、後はサービスが良さそうなので選ぶと分かりやすいのかなと。
今回は、せっかくの温泉企画ということで、かけ流し、かつ、野天風呂ありという施設をピックアップしてます。

今回、10000円は高い気がするという話も出ていたのですが、実際に来てみたら10000円でこれは安い気がするという話に。
説明をある程度してもやはり伝わらないのが人間。
一度、体験してもらってみないとコストパフォーマンスの良し悪しはそれぞれ違うので、
打ち合わせ兼ねてやるのがいいのかしら。（時間とお金が許すならば）
今回の伊勢屋さん、運営側の人から好評で、
「10000円でこれだったら次回もここで良いのでは」とリピーター的な発言をうけたので、
選定をがんばった甲斐があったし、報われたと思えた一時でした。
その辺、ひとまずやらない事には分からないですね。

【交通の便】
今回利用した伊勢屋さんですが、福島飯坂インターからも近く、飯坂温泉駅からも大人で徒歩15分くらい。
歩くと多少遠いですが、一応バスの送迎も可能ではありました。
（今回、あえて町の雰囲気を楽しんでもらいたいということで、徒歩の人にはバスチャーターなしとしました。）

福島には他にも土湯・高湯といった温泉がありますが、
どうしても駅から遠い、インターからも遠いということで、不便だったろうと思います。
特に子供がいる場合は、駅に近い、かつ、インターから近いで選ばないと子供に負担がかかります。
インターから近いだけだと車での参加者が増えてしまうために現地の駐車場も考えないといけなくなり、
公共交通機関が近くにないとよろしくないと思ってます。

そして、これは自分の経験則なのですが、自分は元々車酔い（電車酔いはしなかった）が激しかった事から、
バス（マイクロバス含む）などの振動の多い乗り物はなるべく乗るのを避け、駅近の施設を選定の条件に使ってます。

【参加者の人数】
これに対しては、温泉の収容人数がからみます。調べると収容人数がWebに載っているのでまず調べましょう。

初めに言える事は、参加者を募集して参加者を募っても、参加するかしないかは参加者の意思。（当然ですね）
今回は40人を想定してましたが、大人20名となり結構減ってしまってます。
目標の人数に達しなかったのは反省ですが、20人での参加で色々見えたものもありました。

まず、大人20名で、その内7名が運営関連の人でしたが、20名でこの運営の人数は多いように見えて結構ギリギリでした。
旅館の人とのつなぎを付けるためには各タイミング・各所で人を冗長にしとく必要があるためです。
（旅館につなぎを付けるタイミングで、受付から人がいなくなったらマズイよねって話とかですね。）
なので、結論的には初めの1回目は人数と運営の人数のすり合わせを考えて、
少人数で試しに開催してみる位の勢いで催したほうが良い気がします。
運営の人数と参加者数の人数の割合って、施設によっても結構変わってくるため、
1回は少人数で経験しておいた方が旅館の間取り（旅館の広い狭い・大きい小さいだけではなく）も分かって良い気がします。

運営の人数といっても、各所必要な要員＋バッファになります。
なので、10〜25人位は今回の人数で行けると、今回開催して初めて分かるといった感じ。
30人以上だとあと数名運営する人を増やさないと不測の自体に際し人が裂かれ、要所を守れなくなります。
今回利用した”伊勢屋さんであれば”、人数の割合的には今回の開催である程度分かった感じです。

【旅館側の対応】
フレンドリーな旅館でしたので、次からも利用しようと思います。
だいぶ気がきく旅館でして、女性陣、特に主婦の方から好評でした。
こればっかりは実際に体験するしかないので、少人数で試しに1回やってみるのが良いでしょうね。
もし、一発目から成功させたいというのであれば、運営だけで打ち合わせを兼ねて、
現地で打ち合わせをするとかの仕込みが必要になると思います。

【機材】
まず必要機材を運営でピックアップし、あとは現地に行くのが早いと思います。
下見で実際に機材を見せてもらうのが一番です。
現地に足を運びましょう。
機材とはまったく関係ない話ですが、顔を覚えてもらえれば旅館側の対応も変わってきます。
下見の時点で営業が始まってる感じで考えて行うべきです。

【宴会時間】
宴会時間は基本的に2時間までとされていましたが、2時間は長かったですね。
それと、旅館側の担当の方も今回はあまりに飲むと高いから、近所のコンビニから持ち込んだ方が安いわよと助言もくださり。
ただ、持ち込むにしても量には限度があるのを覚えて置いた方が良いとは思います。
今回は2次、3次会だけだったので量が少なかったけど、人数が増えればゴミも大量になるので、
人数＊1人辺りのゴミの量で考えて、想定する量が結構いい感じになる場合は予め旅館に言うべきだと思う。

【入浴に関して】
旅館には入湯税があって別途取られるというのは頭に入れておきましょう。
そして、入浴時間もイベントの合間合間に入れておくこと。
今回の伊勢屋さんは、19時〜21時までが女性、21時から23時までが男性の野天風呂の利用が可能。
1次会（食事）の時間を長くしてしまうと女性だけが損をするという自体になり、ちょっとそれもと。
今回、1次会の最後がだらけて来てたので早じまいにしましたが、ご飯の時間はある程度短くして、必死に食えと。
入浴の時間制限とかがなければ、何かしらの宴会芸もありかもしれませんが、
時間の取り方により不都合が出るのだけは避けた方が良いと思います。

【募集に関して】
温泉と言うとどうしても旅館の雰囲気が分からないし、コストパフォーマンスとかもからみ参加者も参加しづらいと思います。
最初の1回目は運営＋知人などで行い、2回目からは口コミを混ぜないとある程度の人数には達しないと思います。
今回、広報期間が短くはなってたと思いますが、長期間募集の場合は「後から登録すれば良いやから登録を忘れる」事態が発生します。
どっちもどっちだと思っているので、期間はあんまり気にしない方が良いのかなと言うのが今回の実施で思った所。
それよりも、実際に施設を知ってる人が良さを他人に伝える。って所からの人力での広報が一番広報になると思います。
なので、1回は地固め、2回目は枝作り、3回目で花を咲かせる位に長期で見た方が良いと思います。

【旅館とホテルの違い】
ホテルはシングル、ダブルとあり、家族での宿泊の場合も部屋割りが楽です。
旅館はそうも行きません。今回の準備で一番頭を悩ませたのは部屋割りだと思います。

旅館はホテルと違って、人数に対して部屋の数を提示してきます。
2人部屋とかはなく、5〜10人部屋とかでの扱いだからです。
なので、今回はだいぶギリギリの部屋割りでした。
20人と伝えたら、旅館側からは5人部屋を4つの提供になりますよと言われ、
今回は無理を良い1部屋追加してもらってます。
融通してくれた旅館側に今回は拍手を送りたい感じ。
次からも使わせてもらいたいなぁとこの辺りから思ったわけですけどね。
温泉付きホテルというのも中にはあるのですが、飯坂にあったかどうかは忘れました。

今回、運営の人がご夫婦で1部屋申し込みだったので、無理を言って男性用部屋と女性用部屋に分かれてもらいました。
申し込みの時点で「家族連れは一部屋にまとめられますよ」と謳ってただけに、参加者側にこれを頼む事になっていたかと思うとぞっとします。

【不測の事態に対して】
お酒が入るとどうしても予想が出来ないもんですね。
今回は旅館側に報告し、何もお咎めがないで終わりましたが、
黙っているのは良くないのでちゃんと報告し、運営の人間・旅館の人立会の元で現状を見てもらうのが一番です。

今回、襖の障子が汚れる程度で済んだから良かったものの、
寝ぼけてライターで火を付けたとかとなると全然違います。
それらの行為はイベント以外のお客さんも居る事なので、
防災的な意味でも非常階段・非常扉の場所はある程度周知しておくと良かったのかもと思いました。
運営の人間は運営だけでなくて、まがりなりにも人の命を預かってるって思っておいた方が気構え的に良いのかと。

また、イベントの費用に、予め保険として料金は上乗せしておいた方が後々便利かなとは思います。
余った場合は繰り越すなど出来ますし。今回で言えば復興のために寄付も出来ます。
器物の汚損・破損はどうしても回数を重ねるとどこかのタイミングでは出てしまうので、
そういう取り決めも運営側でしておくと良いと思います。

【旅館への対応】
旅館対応の担当として、最初から最後まで気を付けてた事が数点あります。

ご飯提供、部屋提供などのサービスを受ける側として、相手からしてもらってるって思った方が良い。
料金を払っているんだから、してくれて当たり前というのは止めた方が良い。
旅館側だって人間がまかなっているので、「差別はしないまでも区別はしてくる」というのは、何に対しても（仕事もってことね）忘れては駄目だと思う。
客の立場として礼を尽くせば、顔も覚えてくれるし、気遣いもより細かくなるというのは理解してた方が良い。

2点目ですが、電話はあまり使わない。
実際に足を使って現場に行って顔を覚えてもらうというのは営業と同じでした。
おかげで相手も誰が幹事、もしくは担当かというのが分かって意思疎通などが円滑に進むと思います。

3点目ですが、電話するなら昼休みを狙う。
数回、足を運んで名前と顔を覚えてもらったら、
そこからは小さい話で聞くだけなので電話でも良いと思います。
旅館に電話をかける時は旅館にもよりますが、
お客がご飯時で外でご飯を食べている時を狙うと、旅館の人は食事時かもですが、
その時に旅館に居るお客さんにあまり迷惑がかからないので昼を狙ってました。
旅館側からすると迷惑かもしれませんが、未来の自分がそこに居る事を考えるとそれが妥当かなと。

【緊急時連絡先】
運営の人間は必ず全員で全員の電話番号は共有してないと行けない。
不足の事態にもよるんだけど、Facebookとかでの連絡は寝ている時には起きない可能性があるので、必須。

【食事】
アレルギーのある人も居るので、予め聞ける範囲であれば聞いておくと良い。
今回の旅館はアレルギーがあってもメニューが決まってるらしく、変更は難しいと言われたので、
実はアレルギーの多い子は参加が出来ないイベントではありました。
（当日朝に旅館に食事の変更とかある場合の話を確認したため、運営側の対応が遅かったのもある。自分が気付いたのも旅館に向かって歩いてる時だったし。）
また、メニューの変更をしてくれる旅館は料理人が多かったりするので、それだけ高く付くとも考えておいた方が良い。
ただ、子供の誤飲を防ぐためにも予め膳から弾いてもらうとかの対応は可能な旅館でしたので、
それくらいの気の回し方は運営側でやって良いと思う。
弾いてくれなくても親の膳に予め移すとか、参加者側の対応も必要かと。
多分、親は子供の面倒見てくれるので運営から言われずともやるとは思うけど、声かけは大事だと思う。

【二次会・三次会】
飯坂温泉駅周辺には大衆居酒屋がないので、大人数での二次会・三次会になると、
部屋で飲む、もしくは、数グループに分かれ外の小居酒屋を数軒使うしかない。
それであれば旅館の宿泊部屋を1つ以上潰して飲み部屋にする方が楽には楽。

今回、二次会はバーを借りれたけど、20人の飲みで結構ぎりぎりの施設。
バーでは特にカラオケとかがあると踊る人が出てくるし、組体操をする人も出てくるし、
ストーブを蹴っぽって膝に青タン作る人も出てくるし、狭くなると盛り上がりにも欠ける。
二次会・三次会の人数は予め見積もっておいた方が良いかもしれないですね。
そうなると、利用する施設もある程度選定出来るし、外を使うか旅館の部屋を使うかとかも考えられてきます。

もし、二次会の収容人数がバー等の収容施設の許容を超える場合、
旅館内を使うなら部屋で飲むしかないのですが、複数の部屋を行き来出来るようにすると廊下で騒ぐとかも出てしまい。
他のお客さんから苦情が行くのは旅館側へなので、旅館側へその辺りの配慮も必要。
（1フロアを貸し切りにするくらいでセッティングしないと他のお客さんに迷惑になるという話。）
子連れの人は別フロアにしておかないと子供が寝れなくて泣き出すとかもあるので、子連れの参加者に配慮も必要。
（今回は偶然子連れの参加者を別フロアにしていたので、運が良かった。）

【部屋割り】
男子部屋の方が複数になる場合、大抵は二次会もしくは三次会で男性部屋が使われるので、
部屋割りはある程度ざっくりで良い気がします。
あらかじめ部屋割をしても、結局の話、1部屋は飲み部屋、他方は寝る部屋になるので。
飲み部屋の選定もある程度考えておいた方が良いのかもしれないです。

以上。長い事書いたけど、こんな感じでした。
参考になるのかしら。